Я для себя загрузку фотографий оптимизировал следующим образом.
Подготовленные фотографии для загрузки сохраняю в отдельной папке.
Открываю их в программе ACDSee
Отдельно создаю текстовый файл куда записываю строчку с местом и датой съёмки.
Например
"Чувашия, окрестности г. Шумерля, берег р. Сура, ниже устья р. Мочалка. 21 апреля 2008 г."
если это фотографии однодневной ботанической экскурсии, то очень удобно написать один раз, а затем копировать при загрузке.
Нахожу нужный таксон, открываю загрузочное окно, копирую имя файла в ACDSee. Нажав кнопку "обзор" выбираю нужную папку и вставляю в строку имя файла, таким образом я экономлю время на поиск и просмотр файла.
В окне описания добавляю описание таксона и вставляю скопированное из текстового файла описание места и времени съёмок.